Geral
Decreto regulamenta os requisitos para que documentos digitalizados possuam os mesmos efeitos legais dos originais
No dia 19 de março de 2020, entrou em vigor o Decreto 10.278/2020 (“Decreto”) que define as técnicas e requisitos para digitalização de documentos públicos e privados, de modo a possibilitar que estes produzam os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais. Para tanto, o Decreto regulamenta dispositivos da Lei nº 13.874/2019 (“Lei da Liberdade Econômica) que dispõem sobre a equiparação entre documentos físicos e digitais, e da Lei nº 12.682/2012, que trata da elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
O objetivo do novo Decreto é facilitar a administração e gestão de documentos públicos e privados, de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos. Trata-se de regramento que há muito era esperado pela sociedade civil e comunidade empresarial, que almejavam que documentos digitalizados tivessem o mesmo valor jurídico que os documentos físicos, além de vir em boa hora, num momento em que o trabalho remoto se torna indispensável diante do distanciamento social provocado pela pandemia do COVID-19.
Vale destacar que o Decreto não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, tampouco aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.
Regras gerais de digitalização
De acordo com o Decreto 10.278/2020, para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos do documento original, os procedimentos e as tecnologias utilizadas em sua digitalização devem assegurar:
- a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
- a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos;
- a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento;
- a confidencialidade do documento, quando aplicável; e
- a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Requisitos na digitalização
Para os documentos que envolvam entidades públicas, o Decreto 10.278/2020 determina que estes deverão ser assinados digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil e, ainda, seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I do Decreto; e conter, no mínimo, as informações especificadas no Anexo II do Decreto.
Já para os documentos em que as partes sejam particulares, o Decreto estabelece que será válido qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, confidencialidade dos documentos digitalizados, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Responsabilidade pela digitalização
O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros contratados. De qualquer modo, o possuidor do documento físico será responsável perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização aos requisitos estabelecidos pelo Decreto.
Ademais, caso contratação de terceiros seja realizada pela administração pública federal, o respectivo contrato deverá prever: (i) responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal, bem como a responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; e (ii) os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação em vigor.
Descarte dos documentos físicos
O Decreto também deixa claro que após o processo de digitalização realizado em conformidade com suas disposições, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico. Isto é, se o documento não fizer parte do rol de documentos com conteúdo histórico, poderá ser eliminado.
Manutenção dos documentos digitalizados
Quanto ao armazenamento dos documentos digitalizados, o Decreto 10.278/2020 estabelece que a técnica adotada deve assegurar:
- a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
- a indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado e a conferência do processo de digitalização adotado.
Preservação dos documentos digitalizados
Quanto à preservação dos documentos, o Decreto prevê que os documentos digitalizados sem valor histórico deverão ser preservados em meio digital até, pelo menos, o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Já em relação à preservação de documentos com valor histórico, o Decreto estabelece que as pessoas jurídicas de direito público interno deverão observar o disposto na Lei nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados, bem como nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, devendo ser observadas as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de documentos.
Importância do Decreto
O Decreto é um importante passo para a transformação digital das empresas e entidades públicas, permitindo que a gestão de documentos e arquivos em papel seja substituída pela gestão de informações eletrônicas. Além da redução da burocracia e dos custos da manutenção de documentos com a diminuição do espaço físico de arquivo, o Decreto possibilita uma maior eficiência na gestão de documentos e de segurança das informações contidas nos documentos, reduzindo os riscos de extravios e destruição de documentos em papel, além de favorecer o meio ambiente.
Em meio a popularização do regime de teletrabalho devido à necessidade de distanciamento social causada pela pandemia do COVID-19, o Decreto certamente facilitará o dia a dia das empresas e o gerenciamento eletrônico seguro de documentos confidenciais e/ou que possuam informações sensíveis.
Para mais informações sobre o Decreto 10.278/2020, contate
Paulo Lilla
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